You must record all direct project costs consistent with the authorized budget, in accordance with the organization's general books of account — je moet alle directe projectkosten registreren in overeenstemming met het geautoriseerde budget en de algemene boekhouding van de organisatie.

Het probleem

Om Earned Value op projecten te gebruiken, moeten de werkelijke kosten worden afgestemd op de goedgekeurde budgetten. Dat lijkt een boekhoudkundige formaliteit, maar het is de schakel die de hele methode bij elkaar houdt.

Onthoud de regel: de Planned Value vertegenwoordigt het geautoriseerde werk plus budget. Dat wordt vervolgens omgezet in Earned Value, waarbij hetzelfde budget als maatstaf wordt gebruikt voor de gerealiseerde waarde. Daarna moet die Earned Value relateerbaar zijn aan de werkelijke kosten, zodat je de kostenefficiëntie kunt bepalen: de Cost Performance Index (CPI = EV/AC).

De CPI is de belangrijkste maatstaf voor elk project dat Earned Value gebruikt. En precies daarom is er één harde consequentie: werkelijke kosten per totaalproject én per subproject (CAP) zijn een absolute vereiste. Zonder werkelijke kosten op CAP-niveau heb je wel een budget en wel voortgang, maar geen CPI.

De oplossing: kosten registreren zoals je budgetteert

Het geautoriseerde budget uit Pijler 4 is opgebouwd per werkpakket, binnen Control Accounts. Pijler 7 stelt één eis aan de kostenkant: de werkelijke kosten worden vastgelegd op exact dezelfde structuur. Dezelfde werkpakketten, dezelfde Control Accounts, dezelfde detailleringsgraad.

Kosten die alleen op projectniveau worden geboekt ("dit project heeft tot nu toe zoveel gekost") zijn voor Earned Value-analyse bijna waardeloos. Je kunt er een totaal-CPI van berekenen, maar niet zien welk werkpakket de afwijking veroorzaakt. Pas als de kosten terug te vinden zijn op het niveau waarop je het budget hebt opgebouwd, kun je aangeven waar het misgaat.

Ook hier geldt wat we bij Pijler 6 zagen over verantwoordingsniveaus: je legt vooraf vast wát je meet. Alleen directe manuren, directe arbeidskosten, materialen en onderaanneming, of alle projectkosten. Budget en werkelijke kosten moeten op dezelfde grootheid betrekking hebben, anders vergelijk je appels met peren.

Codering als fundament, op twee niveaus

Om dit te realiseren is het essentieel om effectieve codestructuren te ontwerpen en te implementeren, op bedrijfsorganisatieniveau én op projectniveau.

1. Op bedrijfsniveau bepaalt de algemene boekhouding hoe kosten worden vastgelegd: het rekeningschema, de grootboekstructuur, de kostensoorten. Dit is de structuur waar de organisatie al mee werkt, los van een specifiek project.
2. Op projectniveau moet de codering van het project hierop aansluiten. De werkpakket- en CAP-codes uit je planning en budget moeten terug te vinden zijn in het boekhoudsysteem, zodat een geboekt uur of factuur automatisch bij het juiste controlaccount terechtkomt.

Dit is dezelfde consistentie-eis die we bij Pijler 6 uitwerkten, nu vanuit het kostenperspectief. Het ERP-systeem waarin uren en facturen worden geboekt, moet dezelfde codes gebruiken als Primavera P6. In Primavera P6 kennen we veel van deze codestructuren; ze komen later in dit boek uitgebreid terug, met voorbeelden.

Wat dit oplevert in de praktijk

In het CAP-voorbeeld uit Pijler 6 zie je wat er mogelijk wordt zodra kosten op de juiste structuur zijn vastgelegd. Per systeem is de werkelijke inzet (AV) bekend, en daarmee de CPI. Zonder die werkelijke kosten per systeem zouden we niet hebben kunnen zien dat Potable Water (CPI 0,45) en Fire Protection (CPI 0,50) er structureel slecht voor staan, terwijl het totaal van 0,96 rustig oogde.

De link met de voorgaande pijlers

Pijler 7 sluit de cirkel tussen budget en werkelijkheid:

1. Pijler 4 (budget) bepaalt hoeveel elk Control Account mag kosten.
2. Pijler 5 (meetmethode) bepaalt hoe de gerealiseerde waarde (EV) wordt vastgesteld.
3. Pijler 6 (basislijn) bevriest het budget en planning en legt de coderingseis vast.
4. Pijler 7 (werkelijke kosten) levert de derde grootheid, AC, op dezelfde manier op.
5. 
   

Met PV, EV en AC op dezelfde Control Accounts, met dezelfde codering, is het systeem compleet. Vanaf hier kun je daadwerkelijk gaan monitoren en analyseren.